Gestion de sa flotte à La Réunion : les trois tableaux de bord à mettre en place

Les tableaux de bord sont des outils indispensables dans la gestion d’une flotte automobile à La Réunion. La collecte, le traitement et l’analyse des données récoltées va permettre de suivre l’évolution du coût de la flotte d’entreprise dans le but de l’optimiser.

Avant tout, la mise en place de tableaux de bord implique donc de pouvoir collecter, stocker et rassembler les données de la flotte d’entreprise. Cela nécessite des solutions de télématiques embarquées adaptées et un logiciel de gestion performant. Vous pouvez d’ailleurs retrouver notre sélection des meilleurs logiciels de gestion du marché dans notre article : Les 5 meilleurs logiciels pour la gestion de votre parc automobile.

C’est une fois que vous avez mis en place les moyens permettant la collecte de données que vous pourrez les suivre et les analyser grâce à des tableaux de bord. Des outils indispensables sans lesquels ces précieuses données sont sous-utilisées voire même inutilisées. Voici donc les trois tableaux de bord indispensables à mettre en place.

Le tableau de bord de synthèse

Ce tableau de bord donne un état des lieux du parc à l’instant T. Il rassemble l’ensemble des données techniques, financières et administratives de la flotte automobile et comprend donc la liste complète :

• Des véhicules (marques, assurance...) ;
• Des caractéristiques techniques des véhicules (type de véhicule, motorisation,...) ;
• Des modes de financement des véhicules (loyers ou mensualité, contrats,...) ;
• De la répartition des véhicules (conducteurs, sites de localisation,...).

Il intègre également le calendrier des entrées et sorties de parc afin d’anticiper les mouvements.

Le tableau de bord de synthèse permet d’avoir un panorama complet de la flotte d’entreprise et de pouvoir chercher et trouver n’importe quelle information légale, financière ou administrative immédiatement.

Le tableau de bord d’utilisation

Ce deuxième tableau de bord est moins "descriptif" et plus “opérationnel”. Il agrège l’ensemble des données liées à l’utilisation des véhicules de la flotte automobile. Il s’appuie sur les différents outils de télématique embarquée mis en place pour collecter ces données, centralise les informations récoltées et met à disposition des outils d’analyse. Parmi les données indispensables on retrouve notamment :

• Les kilomètres parcourus : Suivi de flotte : pourquoi mettre en place une solution de géolocalisation de véhicules ?
• Les dépenses carburant : Les techniques de suivi de consommation de carburant pour votre entreprise.
• Les coûts d’entretien : Quels outils pour suivre l'entretien de son parc automobile ?
• Les frais d’incidents : Amendes, pannes, accidents : comment gérer au mieux les incidents liés à ma flotte automobile ?

Ce tableau de bord est crucial. Les informations qui y sont collectées sont celles sur lesquelles le gestionnaire dispose du plus de marge de manœuvre pour optimiser les coûts et autres frais liés à l’utilisation de la flotte d'entreprise.

Le tableau de bord d’alertes

Troisième tableau de bord indispensable à la bonne gestion de la flotte d’entreprises : les alertes. Émises par le logiciel de gestion, ces notifications ont pour but d’alerter le gestionnaire en cas de problème ou d’utilisation non-conforme d’un véhicule de la flotte. Il existe plusieurs types d’alertes :

• Alertes carburants (dépassement des dépenses, surconsommation au kilomètre,...) ;
• Alertes d’entretien (révision, contrôle technique,...) ;
• Alertes contrats (fin d’un contrat de location, renouvellement d’assurance,..) ;
• Alertes incidents (panne, vol,...) ;
• Alertes roulage (sur-roulage ou sous-roulage).

Ces notifications peuvent être paramétrées par le gestionnaire de flotte afin de disposer d’alertes personnalisées en fonction des règles d’utilisation propres à chaque véhicule ou chaque conducteur.

Grâce à ces trois tableaux de bord, qui sont généralement automatiquement intégrés par le logiciel de gestion de flotte, le gestionnaire dispose de toutes les données lui permettant d’optimiser son parc automobile. Son rôle est alors de se concentrer sur le suivi et l’analyse des données afin d’en tirer les actions correctives nécessaires.

S’il est important de bien comprendre les enjeux liés à l’amortissement des véhicules de la flotte d’entreprise, il nous semble pertinent voire nécessaire d’être accompagné sur ce sujet très technique par un expert dans le financement de flottes d’entreprise. Ce dernier pourra fournir des tableaux d’amortissement clés en main pour chaque véhicule et des solutions optimisées en fonction des besoins de chaque entreprise.

Pour vous accompagner dans votre réflexion concernant le choix de votre logiciel de gestion de flotte automobile ou pour bénéficier de conseils sur la manière d’optimiser sa gestion, pensez à consulter notre page dédiée ou à télécharger notre guide.