Comment économiser grâce à l'optimisation de la gestion de sa flotte automobile ?

Dans cet article, nous allons nous intéresser aux différents moyens de faire de substantielles économies grâce à l’optimisation de la gestion de sa flotte automobile. De l’acquisition des véhicules jusqu’à leur renouvellement en passant, bien sûr, par la gestion quotidienne du parc auto, tous les aspects du travail de gestionnaire de flotte automobile vont être passés en revue. Attachez votre ceinture, c’est parti.

Acquisition : Acheter intelligemment

Il y a deux enjeux principaux dans la première étape consistant à acquérir les véhicules de sa flotte automobile : le choix des véhicules et de leur mode de financement.

Quels véhicules ?

Le choix des véhicules qui composeront votre flotte automobile dépend bien entendu de l'activité de votre entreprise (voitures commerciales, utilitaires, transport de personnes,...) mais également de l’utilisation qui en sera faite (kilomètres parcourus par an, type de trajets effectués,...).

En fonction de ces différents paramètres vous pourrez définir de quel type de véhicules vous avez besoin et la motorisation la plus adaptée.

Quels financements ?

Le financement de sa flotte automobile est un élément crucial pour sa gestion. Entre l’achat (et donc l’amortissement), le leasing, le crédit-bail ou le buy-back, chaque solution dispose de ses propres avantages et le bon choix dépend donc de facteurs propres à votre entreprise, ses besoins, ses finances.

Outre la gestion quotidienne, le choix du mode de financement va également influer sur la fiscalité applicable à votre flotte puis son renouvellement (voir plus bas).

Gestion : Mettre en places les outils adaptés

La gestion quotidienne de votre flotte automobile est le secteur dans lequel vous pouvez faire le plus d’économies et gagner le plus de temps dans votre travail. Évidemment, l’inverse est également vraie… Pour optimiser cette gestion, il existe de nombreux outils modernes et performants.

Le logiciel de gestion

C’est votre meilleur ami. Le logiciel de gestion c’est l’outil qui va centraliser l’ensemble des données concernant votre flotte automobile, permettre d’améliorer le suivi des véhicules et simplifier la gestion de parc. Toutes les autres solutions mises en place pour la gestion de votre flotte doivent être compatibles et paramétrées avec le logiciel de gestion.

Carburant : Carte et géolocalisation

Le carburant représente le deuxième poste de dépense (après l’acquisition) d’une flotte automobile et pèse environ 20% du budget. Autant dire que c’est un paramètre qu’il est essentiel d’optimiser au quotidien.

Deux solutions s’offrent au gestionnaire de parc automobile : la carte carburant et la géolocalisation des véhicules. Deux solutions qui permettent de suivre et contrôler les dépenses carburant, sont cumulables et même complémentaires.

Amendes : Un processus automatisé

Les entreprises ont l’obligation de désigner à l’ANTAI (Agence nationale de traitement automatisé des infractions) les salariés ayant commis des infractions. La gestion des amendes est donc aujourd’hui largement prise en charge par le logiciel de gestion. Les éditeurs de logiciel traitent directement avec l’ANTAI et le gestionnaire n’a plus qu’un simple rôle de contrôle.

Incidents : Un solide contrat d’assurance

Les incidents, qu’il s’agisse d’une panne ou d’un petit accident, ne doivent pas être considérés comme des événements “exceptionnels” lorsqu’on gère une flotte automobile. Leur gestion doit donc être processée afin de limiter la durée d’immobilisation du véhicule et maîtriser les frais de restitution.

Dans cette optique, il est nécessaire de s’appuyer sur un contrat d’assurance solide et prévoyant notamment la mise à disposition, si nécessaire, d’un véhicule de remplacement.

Entretien : L’importance du contrat de maintenance

L’entretien ne représente pas le budget le plus important d’une flotte automobile (5 à 10% en moyenne) mais c’est un paramètre essentiel dans sa bonne gestion. Des véhicules mal entretenus se sont des véhicules qui tombent plus régulièrement en panne, consomment plus de carburant, perdent plus vite de la valeur et peuvent même mettre en danger les utilisateurs. Un bon contrat de maintenance est donc une source substantielle d’économies pour l’entreprise et de sérénité pour le gestionnaire.

Conduite : Former les équipes

Il y a un élément que l’on oublie souvent dans la gestion quotidienne de la flotte automobile, c’est l’optimisation de l’utilisation des véhicules par les salariés. L’éco-conduite permet pourtant de réduire en moyenne de 15% : la consommation de carburant, les coûts liés à l’entretien du ou des véhicules et le risque d’accident. C’est donc tout sauf anecdotique.

Renouvellement : Anticiper ses besoins

Le renouvellement des véhicules de votre parc automobile est le dernier paramètre à prendre en compte dans la démarche d’optimisation globale de votre flotte. “Last but not least” serait-on tenté d’ajouter…

Amortissement et revente

Si vous êtes propriétaire des véhicules de votre flotte automobile, il est nécessaire de mettre en place un tableau d’amortissement afin d’estimer la perte de valeur des véhicules de l’entreprise. Généralement, la dépréciation liée à l’usure s’évalue sur cinq ans à un taux moyen de 20% par an. Cet indicateur vous permettra de planifier le renouvellement des véhicules de votre flotte.

Leasing, lease-back, buy-back : les autres options

Outre le classique schéma achat-reprise, le gestionnaire de flotte automobile peut faire appel à tout un arsenal de solutions dans le cadre du renouvellement de son parc. Le leasing et le buy-back permettent un renouvellement automatique et régulier de la flotte.

Le lease-back est une solution “d’opportunité” permettant de dégager des liquidités en faisant racheter sa flotte pour ensuite la louer.

Pour vous aider dans votre prise de décision quant au choix de votre solution de gestion de flotte automobile ou pour obtenir des conseils pour optimiser sa gestion, consultez notre guide complet.