Indemnités kilométriques pour les professions libérales, la meilleure option ?

Indemnités kilométriques ou déduction aux frais réels ? Infirmiers libéraux, quelle est la meilleure option pour la gestion de vos frais professionnels de voiture ?

Frais kilométriques et indemnités : le principe

Infirmiers libéraux, votre activité nécessite de nombreux déplacements quotidiens au domicile de vos patients, comptant parmi vos dépenses les plus importantes de l’année, entre frais de carburant, d’entretien ou encore de péage. 

Par défaut, c’est la déduction de frais réels qui s’appliquera. Vous pouvez également prétendre à une indemnisation prévue par l’administration fiscale selon un barème de frais précis. Ce barème varie tous les ans : il vous permet de calculer les sommes à reporter sur votre déclaration de revenus. 

Il s’agit des indemnités kilométriques, également appelées indemnité forfaitaire de déplacement ou IFD.

• L’IFD est systématiquement appliquée à la cotation d’un acte. 
• L’acte prescrit doit cependant être effectué à domicile pour que l’administration fiscale assure le paiement des frais de déplacement. 
• La tarification de l’IFD s’élève à 2,50 euros depuis 2012, que ce soit en métropole, à Mayotte ou dans les DOM. 
• Les indemnités kilométriques doivent être déterminées au kilomètre parcouru. 
• Pour les calculer, un élément primordial doit cependant être pris en compte : elles sont calculées sur la base du professionnel libéral le plus proche du patient. Il peut donc s’agir d’un professionnel libéral de santé plus proche que vous de votre patient. 
• Infirmiers libéraux, dans votre cas précis, il faudra également que le déplacement soit prescrit sur ordonnance par un médecin pour être pris en compte. 
• Le patient n’est pas mentionné dans l’ordonnance ? Veillez à le facturer avec tact et mesure, et à l’en informer. 
• Plusieurs patients résident au même endroit ? Il faudra dès lors facturer une seule fois pour bénéficier d’une réduction de vos frais de déplacements.

La différence entre frais réels et indemnité forfaitaire de déplacement

Vous avez donc le choix en début d’année entre deux options pour la prise en charge de vos frais de déplacement : les frais réels ou l’indemnité forfaitaire kilométrique. 

Quelles différences entre les deux ?

Les frais réels de déplacement

• Dans cette option, il vous faudra comptabiliser tous les frais réellement engagés au cours de l’année civile dans le cadre de vos déplacements professionnels. 
• Les déplacements pris en comptes sont ceux relatifs aux formations professionnelles et aux visites à domicile. 
• Vous pourrez déduire : les frais de carburant, de garage, de péages, de stationnement, ou encore de réparation. Mais aussi les charges de propriété : amortissement, intérêts d’emprunt et assurances (si votre véhicule est inscrit au registre des immobilisations de l’entreprise). 
• Veillez à bien garder l’ensemble des justificatifs relatifs à ces frais. 
• En cas d’utilisation de votre véhicule dans le cadre de vos déplacements professionnels et privés dans certaines conditions, il faudra procéder à l’évaluation exacte de la quote-part en rapport avec votre activité libérale. 
• Dans ce régime, le véhicule doit donc être inscrit au patrimoine de l’entreprise.
• Pour les professionnels, il pose problème en cas d’usage mixe du véhicule (utilisation privée et professionnelle).

Les indemnités kilométriques

• Ici, le véhicule doit être conservé dans le patrimoine privé de l’entrepreneur.
• L’organisation requise pour les indemnités kilométriques est moindre, puisque le calcul est effectué selon un barème annuel mis en place par l’administration fiscale.
• Ces indemnités sont relatives aux sommes engagées par l’infirmier libéral dans le cadre de l’utilisation de son véhicule à des fins professionnelles.
• Elles couvrent l’ensemble des frais : dépenses de carburant, dépréciation du véhicule, frais d’entretien, dépenses de pneumatiques, prime d’assurance annuelle.
• A noter qu’en cas d’usage d’un véhicule électrique, les frais de carburant sont remplacés par les dépenses concernant la location de la batterie et les frais liés à sa recharge.
• Certains frais ne sont en revanche pas couverts : frais de garage et de péage d’autoroute, intérêts des emprunts contractés pour l’acquisition du véhicules et dépenses imprévisibles (liées à un accident, par exemple).

Le barème kilométrique pour 2021 n’est pas encore paru (il paraît généralement en mars).

A titre indicatif, voici le détail du barème kilométrique pour 2020. Il prend en compte la puissance fiscale du véhicule en chevaux et les kilomètres parcourus à titre professionnel.

Infirmier libéral : quel régime est le plus avantageux ?

Le professionnel libéral, et a fortiori l’infirmier libéral, doit impérativement faire un choix entre le régime de déduction des frais réels et les indemnités kilométriques. Quelle est finalement la meilleure option ?

• Le professionnel libéral aura général intérêt à opter pour les indemnités kilométriques, en raison de l’imposition sur la plus-value relative à la revente d’un véhicule au patrimoine de l’entreprise. Il n’y a en effet pas d’imposition sur la plus-value quand il s’agit d’un véhicule privé.
• La déduction aux frais réels ne sera intéressante que dans le cas de la survenance d’un accident non indemnisé par les assurances, avec la possibilité de faire passer les réparations en charges à hauteur de la quote-part professionnelle.
• Les frais réels sont également plus intéressants si l’utilisation professionnelle du véhicule est supérieure à 85 %.
• Dans tous les autres cas, il sera plus pertinent d’opter pour les indemnités kilométriques.

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