Le calcul des frais de déplacement professionnel va permettre aux professions libérales de déduire fiscalement une partie des dépenses engendrées par leurs trajets. C’est donc intéressant et même nécessaire afin d’optimiser un poste de dépense majeur, notamment pour les professionnels de santé qui font des tournées aux domiciles de leurs patients et accumulent les kilomètres au compteur.
Le calcul des frais de déplacement peut prendre deux formes : le régime dit des “frais réels” ou le “forfait kilométrique”. Il revient à chaque professionnel de choisir entre ces deux modes de calcul et ce pour l’ensemble de l’exercice fiscal. Pour savoir quelle solution est la plus intéressante il faut prendre en compte différents paramètres comme le nombre de kilomètres parcourus par an en moyenne, le mode de financement du véhicule, son âge ou encore sa motorisation.
Avant tout, il est essentiel de savoir si le véhicule utilisé pour exercer l’activité professionnelle appartient au patrimoine privé ou s’il est inscrit au registre des actifs professionnels. Pourquoi ? Car un véhicule “pro” permet de déduire les charges d’entretiens, d’utilisation, de réparations mais également d’assurance ou de carte grise tandis qu’un véhicule “perso” permet uniquement de déduire les dépenses liées à l’utilisation comme le carburant, l’entretien et les petites réparations.
Pour en savoir plus sur les règles liées aux frais de déplacement, consultez notre article : Frais de déplacements professionnels et indemnités kilométriques : les règles à respecter.
Comme son l’indique, le calcul des frais de déplacement “au réel” signifie que chaque dépense susceptible de faire l’objet d’une déduction fiscale doit être répertoriée puis justifiée à l’administration fiscale.
Le libéral doit donc tenir une comptabilité précise des dépenses engagées pour ses déplacements à caractère professionnel sur l’ensemble de l’année civile et doit conserver puis envoyer ses factures : de carburant, d’entretien, de réparations, d’assurance ou encore de stationnement.
Cela demande une grande rigueur et nécessite de dégager du temps pour la gestion des frais de déplacement en plus de son activité professionnelle. C’est pourquoi les frais réels sont rarement privilégiés par les libéraux qui ont des journées déjà très chargées auxquelles s’ajoutent une gestion administrative contraignante. Enfin, les frais réels ne sont pas forcément plus intéressants sur le plan financier…
Le forfait kilométrique consiste plus simplement à appliquer un barème mis en place par l’administration fiscale et réévalué annuellement. Ce barème tient compte de l’ensemble des charges qui pèse sur un véhicule (carburant, entretien, usure, charges, réparations...), rapporté à la puissance fiscale du véhicule et au nombre de kilomètres parcourus. A ces frais généraux s’ajoutent les frais annexes comme, par exemple, les tickets de stationnement.
S’il opte pour le forfait kilométrique, le libéral doit simplement tenir un registre dans lequel il répertorie l’ensemble des déplacements professionnels effectués durant l’année civile en indiquant : la date, la destination, le nombre de kilomètres effectués et l’objet du déplacement. La gestion se veut donc très largement simplifiée par rapport aux frais réels.
On notera également que le forfait kilométrique, contrairement au régime de frais réels, prend en compte la dépréciation financière du véhicule. Il est donc à privilégier quand on achète un véhicule neuf. Enfin, plus le nombre de kilomètres parcourus est important et plus le forfait kilométrique est intéressant financièrement. C’est donc clairement la solution majoritairement plébiscitée par les professions libérales.
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