Frais de déplacements professionnels et indemnités kilométriques : les règles à respecter.

Les frais de déplacements professionnels sont un important poste de dépenses pour la grande majorité des professions libérales. L’optimiser est donc un enjeu majeur qui passe tout autant par le choix du véhicule que l’organisation des trajets et la déduction des frais sur le plan fiscal.

Sur ce dernier point, il est par conséquent essentiel de bien connaître la législation et les règles à respecter. Décryptage.

Véhicule personnel ou professionnel ?

En ce qui concerne ses déplacements, le premier choix que devra effectuer un professionnel exerçant une activité libérale va être de savoir s’il souhaite acquérir son véhicule à titre privé ou professionnel. Cette décision aura des conséquences fiscales aussi bien en ce qui concerne le financement du véhicule que sur la déduction des frais de déplacement.

Concrètement, un véhicule acquis à titre professionnel et inscrit au registre des immobilisations permettra de déduire les amortissements, les intérêts d’emprunt, et les charges d’entretiens, d’utilisation et de réparations. Un véhicule appartenant au patrimoine privé du professionnel permettra de déduire les dépenses liées à l’utilisation comme le carburant, l’entretien et les petites réparations.

En revanche, les frais comme les intérêts de l’emprunt, de carte grise, d'amortissement, de réparations importantes et d’assurance ne seront pas déductibles.

Frais réels ou forfait kilométrique ?

Pour déduire fiscalement ses frais de déplacements, un professionnel peut choisir entre deux options : les frais réels ou le forfait kilométrique. Un choix qu’il effectue pour l’ensemble de l’exercice fiscal.

Afin de déterminer la solution la plus avantageuse, le professionnel doit idéalement effectuer une simulation en tenant compte de son véhicule (motorisation, ancienneté, état général) et du nombre de kilomètres qu’il prévoit de parcourir.

Généralement, plus le nombre de kilomètres parcourus est important et plus le forfait kilométrique s’avère favorable. C’est aussi le régime à privilégier si le véhicule n’est pas neuf et totalement amorti. En revanche, si le professionnel vient d’acquérir un véhicule neuf ou très récent et n’effectue pas un nombre important de déplacements, le régime réel peut s’avérer plus opportun.

Frais réels

S’il décide d’opter pour la déduction de ses frais de déplacement au réel, le professionnel doit tenir une comptabilité précise des dépenses engagées pour ses déplacements à caractère professionnel sur l’ensemble de l’année civile.

Carburant, entretien, réparation, stationnement, charges diverses, chaque dépense doit être notée et le justificatif de paiement conservé. Une gestion contraignante qui nécessite une grande rigueur.

Forfait kilométrique

L’autre option consiste donc à opter pour le forfait kilométrique. Dans ce cas, le professionnel doit simplement tenir un cahier dans lequel il répertorie l’ensemble des déplacements professionnels effectués durant l’année civile en indiquant : la date, la destination, le nombre de kilomètres effectués et l’objet du déplacement.

Les frais déduits seront calculés en fonction d’un barème réévalué annuellement par l’administration fiscale et tenant compte de l’ensemble des charges qui pèse sur un véhicule (carburant, entretien, charges...).

Pour les professionnels utilisant un véhicule personnel, deux conditions supplémentaires s’appliquent pour bénéficier du forfait kilométrique : le domicile du client doit être situé dans une agglomération différente du lieu d’exercice et la distance de déplacement doit être supérieure à 2km en plaine et à 1km en montagne.

Autres règles à connaître

Qu'il choisisse le forfait kilométrique ou le régime des frais réels, le professionnel doit toujours être en mesure de justifier de la réalité des frais déduits. Il est donc indispensable de noter tous ses déplacements professionnels en précisant la date, le nombre de kilomètres parcourus, la destination et le motif du déplacement.

Si le véhicule est à usage à la fois professionnel et privé, il est nécessaire de calculer et de réintégrer la partie non déductible des frais comptabilisés et correspondant à l'usage privé du véhicule.

Enfin, si le professionnel n’exerce pas à domicile, les déplacements professionnels comprennent également les trajets domicile-travail dans la limite de 40 kilomètres.

Voici donc les principaux éléments à prendre en compte afin d’optimiser fiscalement ses déplacements professionnels.

Mais il y a de nombreux autres paramètres à prendre en compte si vous exercez en tant que professionnel libéral et notamment le choix et le financement du véhicule.

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