La géolocalisation des véhicules qui composent la flotte d’entreprise est un procédé très courant et aujourd’hui utilisé par bon nombre d’entreprises réunionnaises. C’est un système qui offre de nombreux avantages et permet notamment de mieux organiser le suivi de sa flotte, d’accroître sa productivité et donc, à long terme, de réaliser des économies.
Pour autant, et on le comprend aisément, c’est une pratique très encadrée. Technique invasive, la géolocalisation doit être mise en place dans le strict respect de la vie privée des salariés qui utilisent les véhicules de l’entreprise. C’est la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) qui fixe les règles en la matière.
Afin d’encadrer l’utilisation de la géolocalisation pour les véhicules professionnels, la CNIL a défini les différents usages permis par cette technologie :
Toujours dans l’optique de réglementer l’utilisation de la géolocalisation pour les véhicules d’entreprise, la CNIL a également dressé une liste d’usages non-permis :
Ce dernier point est central et cristallise les craintes et éventuels excès liés à l’utilisation de la géolocalisation dans les véhicules d’entreprise. La CNIL précise en effet que la géolocalisation ne doit jamais être utilisée pour contrôler les salariés :
Le respect des usages permis et non-permis n’est pas suffisant pour bien encadrer l’utilisation de la géolocalisation. La mise en place de la solution et son fonctionnement nécessitent également de respecter un certain nombre de règles.
L’employeur doit informer ses salariés de son intention de mettre en place un système de géolocalisation. Il sollicite dans ce cadre les représentants du personnel. Les salariés doivent notamment avoir connaissance :
Une fois informés, les salariés de l’entreprise peuvent s’opposer à l’installation du système de géolocalisation proposé en invoquant un motif légitime basé sur le non-respect du cadre légal défini par la CNIL.
Le respect de la vie privée des salariés est un enjeu central du dispositif de géolocalisation. C’est pourquoi il est impératif que ces derniers aient accès à l’ensemble des données enregistrées les concernant. Ils doivent également pouvoir désactiver le système de géolocalisation en dehors de leur temps de travail.
Pour garantir la confidentialité des informations collectées, l’accès à celles-ci doit être encadré et limité au personnel des services concernés ou, le cas échéant, au personnel de l’entreprise qui a en charge la gestion du système de géolocalisation. Ce dispositif doit être totalement sécurisé, il en va de la responsabilité de l’employeur.
Enfin, les informations collectées ne doivent pas être conservées plus de deux mois. Une obligation à laquelle la CNIL prévoit deux exceptions : “elles peuvent être conservées un an lorsqu’elles sont utilisées pour optimiser les tournées ou à des fins de preuve des interventions effectuées lorsqu’il n’est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen. Elles peuvent être conservées cinq ans lorsqu’elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail”.
Il est important de garder à l’esprit que l’ensemble des règles encadrant l’utilisation d’un système de géolocalisation protège les salariés, mais aussi l’employeur. Surtout, elles ne sont en aucun un obstacle à une utilisation efficace de cette solution qui est un excellent moyen d’améliorer la gestion de son parc automobile. Aussi, grâce à ce suivi, vous pourrez mettre en place des mesures qui favorise l'éco-conduite.
Pour vous aider dans votre prise de décision quant au choix de votre solution de gestion de flotte automobile ou pour obtenir des conseils pour optimiser sa gestion, consultez notre guide complet.