Géolocalisation d'un véhicule d'entreprise : droits et limitations

La géolocalisation des véhicules qui composent la flotte d’entreprise est un procédé très courant et aujourd’hui utilisé par bon nombre d’entreprises réunionnaises. C’est un système qui offre de nombreux avantages et permet notamment de mieux organiser le suivi de sa flotte, d’accroître sa productivité et donc, à long terme, de réaliser des économies.

Pour autant, et on le comprend aisément, c’est une pratique très encadrée. Technique invasive, la géolocalisation doit être mise en place dans le strict respect de la vie privée des salariés qui utilisent les véhicules de l’entreprise. C’est la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) qui fixe les règles en la matière.

Quels sont les usages permis ?

Afin d’encadrer l’utilisation de la géolocalisation pour les véhicules professionnels, la CNIL a défini les différents usages permis par cette technologie :

• Pour contrôler que le véhicule est utilisé dans le respect des règles prévues.
• Pour répondre à une obligation légale liée à la nature de l’activité ou du type de marchandise transportée.
• Pour assurer la sécurité des salariés (en cas d’accident), du véhicule et des marchandises transportées (par exemple en cas de vol).
• Pour optimiser la gestion des différents véhicules en circulation (comme pour des interventions d’urgence ou de dépannage).
• Pour pouvoir justifier des prestations de transport de personnes ou de marchandises.
• Pour suivre le temps de travail des salariés si, et seulement si, cela ne peut pas être réalisé par un autre moyen.

Quels sont les usages non-permis ?

Toujours dans l’optique de réglementer l’utilisation de la géolocalisation pour les véhicules d’entreprise, la CNIL a également dressé une liste d’usages non-permis :

• Pour contrôler le respect des limitations de vitesse.
• Pour contrôler un salarié “en permanence”.

Ce dernier point est central et cristallise les craintes et éventuels excès liés à l’utilisation de la géolocalisation dans les véhicules d’entreprise. La CNIL précise en effet que la géolocalisation ne doit jamais être utilisée pour contrôler les salariés :

• En dehors du temps de travail, que ce soit lors des trajets domicile-travail ou lors des temps de pause.
• Quand ils bénéficient d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements (exemple : VRP). 
• Quand il s’agit de déplacements de représentants du personnel dans le cadre de leur mandat.
• Pour calculer le temps de travail des salariés alors qu'un autre dispositif existe déjà.

Mise en place et fonctionnement

Le respect des usages permis et non-permis n’est pas suffisant pour bien encadrer l’utilisation de la géolocalisation. La mise en place de la solution et son fonctionnement nécessitent également de respecter un certain nombre de règles.

Informer les salariés

L’employeur doit informer ses salariés de son intention de mettre en place un système de géolocalisation. Il sollicite dans ce cadre les représentants du personnel. Les salariés doivent notamment avoir connaissance :

• de l’identité du responsable de traitement,
• des finalités poursuivies,
• de la base légale du dispositif,
• des destinataires des données issues du dispositif de géolocalisation,
• de son droit d’opposition pour motif légitime,
• de la durée de conservation des données,
• de ses droits d’accès et de rectification,
• et de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Une fois informés, les salariés de l’entreprise peuvent s’opposer à l’installation du système de géolocalisation proposé en invoquant un motif légitime basé sur le non-respect du cadre légal défini par la CNIL.

Sécurité et vie privée

Le respect de la vie privée des salariés est un enjeu central du dispositif de géolocalisation. C’est pourquoi il est impératif que ces derniers aient accès à l’ensemble des données enregistrées les concernant. Ils doivent également pouvoir désactiver le système de géolocalisation en dehors de leur temps de travail.

Pour garantir la confidentialité des informations collectées, l’accès à celles-ci doit être encadré et limité au personnel des services concernés ou, le cas échéant, au personnel de l’entreprise qui a en charge la gestion du système de géolocalisation. Ce dispositif doit être totalement sécurisé, il en va de la responsabilité de l’employeur.

Enfin, les informations collectées ne doivent pas être conservées plus de deux mois. Une obligation à laquelle la CNIL prévoit deux exceptions : “elles peuvent être conservées un an lorsqu’elles sont utilisées pour optimiser les tournées ou à des fins de preuve des interventions effectuées lorsqu’il n’est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen. Elles peuvent être conservées cinq ans lorsqu’elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail”.

Il est important de garder à l’esprit que l’ensemble des règles encadrant l’utilisation d’un système de géolocalisation protège les salariés, mais aussi l’employeur. Surtout, elles ne sont en aucun un obstacle à une utilisation efficace de cette solution qui est un excellent moyen d’améliorer la gestion de son parc automobile. Aussi, grâce à ce suivi, vous pourrez mettre en place des mesures qui favorise l'éco-conduite. 

Pour vous aider dans votre prise de décision quant au choix de votre solution de gestion de flotte automobile ou pour obtenir des conseils pour optimiser sa gestion, consultez notre guide complet.