Le carburant est le deuxième poste de dépense d’une flotte automobile. Il pèse en moyenne 20% du TCO. Les différents outils de suivi de consommation carburant pour flottes d’entreprise permettent d’optimiser cette charge. Découvrez quels sont ces outils et comment les mettre en place.
C’est la technique de suivi de consommation de carburant la plus simple et bon marché, la plus efficace et répandue. La carte carburant est un service proposé par les différentes enseignes de stations-services (également appelés pétroliers) et réservé aux professionnels.
Elle permet aux salariés de faire le plein en stations sans avoir à avancer les frais et a demandé un reçu. Pour le gestionnaire de flotte, la carte carburant garantit visibilité et contrôle sur les dépenses de carburant liées à l’utilisation des véhicules de l’entreprise. En outre, la carte carburant permet de bénéficier de tarifs avantageux et services spécifiques comme nous le détaillons dans cet article : Est-il intéressant de mettre en place une carte carburant au sein de son entreprise ?
Attribuée à un véhicule ou à un salarié, la carte carburant est un précieux outil de contrôle pour le gestionnaire de flotte puisqu’elle va notamment permettre un suivi quotidien de la consommation du salarié ou du véhicule ainsi que son évolution dans le temps. Des dispositifs d’alerte permettent d’avertir le gestionnaire en cas d’utilisation non-conforme et celui-ci peut à tout moment en restreindre ou en bloquer l’utilisation.
Une carte carburant est, par définition, un outil adaptable aux besoins du gestionnaire de flotte. Il peut ainsi s’en servir pour attribuer un plafond de dépense de carburant journalier, hebdomadaire ou mensuel pour chaque véhicule ou salarié, définir des plages horaires d’utilisation ou encore des restrictions géographiques.
C’est l’autre technique couramment utilisée pour suivre la consommation de carburant d’une flotte automobile. Généralement proposée avec ou en option du logiciel de gestion de la flotte automobile, la géolocalisation peut être mise en place via l’appareillage du véhicule avec un GPS ou par une application sur smartphone. Une solution qui nécessite néanmoins de bien prendre en compte la législation encadrant ces pratiques.
La géolocalisation va permettre de contrôler quasiment en temps réel la consommation en carburant de la flotte automobile mais également de surveiller son évolution dans le temps. Grâce à cette technologie, le salarié peut également programmer ses déplacements et ainsi optimiser le nombre de kilomètres effectués.
La carte carburant et la géolocalisation sont de bons moyens de suivre la consommation en carburant de sa flotte automobile, mais ils ne sont réellement efficaces que s’ils sont connectés à un logiciel de gestion de flotte performant. Ce logiciel, c’est l’outil centralisateur indispensable pour gérer et contrôler la consommation en carburant mais également tous les autres paramètres à prendre en compte pour optimiser la gestion de sa flotte.
Le paramétrage du couplage entre le logiciel de gestion de flotte et l’outil de suivi de consommation de carburant choisi (carte carburant, géolocalisation ou les deux !) est essentiel. Ce paramétrage va permettre de faire remonter toutes les informations essentielles à l’optimisation des dépenses carburant et notamment les rapports et indicateurs de performance.
Enfin, grâce aux informations remontées par la carte carburant et/ou le GPS dans le logiciel de gestion, le gestionnaire de flotte peut paramétrer un certain nombre d’alertes personnalisées. Ces alertes, généralement envoyées par mail, vont permettre de suivre sereinement la consommation en carburant sans pour autant devoir scruter quotidiennement les kilomètres effectués par chaque véhicule.
Si le suivi de la consommation de carburant est donc un élément essentiel dans la gestion de sa flotte automobile, il existe un large panel de solutions performantes et efficaces permettant d’optimiser d’autres paramètres également importants.