Les incidents liés à l’utilisation de la flotte automobile sont malheureusement inhérents à celle-ci. S’il est possible d’essayer de les minimiser, notamment via le bon entretien des véhicules et la formation des salariés, ces incidents ne doivent pas être considérés comme “exceptionnels” et traités comme tels, mais au contraire faire l’objet d’un processus clair et établis. Voici comment.
Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises ont l’obligation de désigner à l’ANTAI (Agence nationale de traitement automatisé des infractions) les salariés ayant commis des infractions au volant de leurs véhicules de société. Cette démarche est obligatoire sous peine d’une amende forfaitaire de 675€. Il est donc aujourd’hui essentiel, pour les gestionnaires de flotte, de composer avec cette obligation et de mettre en place les outils nécessaires à une bonne gestion des éventuelles infractions commises par leurs collaborateurs.
Logiquement, les sociétés éditrices de logiciels de gestion de flotte se sont adaptées à cette obligation et proposent donc des solutions clés en main aux gestionnaires. Habilités à traiter directement avec l’ANTAI, les éditeurs de logiciel ont automatisé la démarche si bien que le gestionnaire de flotte n’a plus qu’à confirmer l’identité du collaborateur en infraction.
Cette solution suppose néanmoins que les véhicules soient attribués à titre nominatif. Si ce n’est pas la cas, le gestionnaire de flotte doit entreprendre une “enquête” interne pour savoir qui conduisait le véhicule. Il peut notamment s’appuyer sur les outils de gestion et de contrôle dont sont équipés véhicules et salariés.
La gestion des pannes et accidents liés à l’utilisation de la flotte automobile font nécessairement intervenir deux prestataires extérieurs : l’assureur et le réparateur.
Le premier à entrer en action c’est l’assureur. Il doit être réactif pour immédiatement proposer une solution de dépannage puis gérer l’éventuelle expertise et enfin la prise en charge des réparations. Les enjeux sont de limiter la durée d’immobilisation du véhicule, de disposer si nécessaire d’un véhicule de remplacement et de maîtriser les frais de restitution. Le contrat d’assurance pèse en moyenne entre 10 et 15% du TCO de la flotte et est un rouage essentiel de son bon fonctionnement.
La gestion des pannes et accidents est également intimement liée au contrat d’entretien des véhicules. Suite à un incident sur un véhicule, il sera sollicité pour procéder aux réparations et permettre la bonne et rapide remise en état du véhicule. Mais plus largement, le réparateur est aussi chargé, via le contrat de maintenance, de la révision et l’entretien du parc de véhicules. Il joue donc un rôle central dans la prévention des pannes et des accidents.
Notez enfin qu’il est possible de mutualiser les différents contrats de sa flotte automobile et notamment les contrats d’assurance et de maintenance. Soit en choisissant d’opter pour un financement en Location Longue Durée ou en crédit-bail, incluant ces services, soit en regroupant ces contrats chez un même un prestataire ou un gestionnaire de flotte.
Que ce soit pour gérer les incidents ou pour optimiser sa gestion quotidienne, le logiciel de gestion de flotte est un outil indispensable. Pour les amendes, on l’a vu, il permet d’automatiser le processus. En ce qui concerne les pannes et accidents, il joue également un rôle clé grâce notamment aux nombreux outils de suivi, tableaux de bord et autres alertes personnalisées paramétrables.
Pour vous aider dans votre prise de décision quant au choix de votre solution de gestion de flotte automobile ou pour obtenir des conseils pour optimiser sa gestion, consultez notre guide complet.