Quels outils pour suivre l'entretien de son parc automobile ?

Suivre l’entretien du parc automobile de l’entreprise est un enjeu déterminant pour le gestionnaire de flotte. Car s’il ne pèse en moyenne que 5 à 10% du TCO de la flotte, l’entretien impacte l’ensemble des autres postes de dépense et peut, en cas de défaut, engendrer des conséquences en cascade.

Augmentation de la dépense carburant et des frais d’assurance, multiplication des pannes ou des accidents, sécurité et productivité des collaborateurs, perte de valeur des véhicules et flambée des frais de restitution, voilà une liste non-exhaustive des conséquences parfois catastrophiques que peut avoir le mauvais entretien des véhicules qui composent la flotte d’entreprise.

Pour éviter d’en arriver là, voici quelques outils et conseils pour suivre et optimiser l’entretien de son parc automobile.

Le contrat de maintenance

Confier l’entretien de son parc automobile à des professionnels reste la meilleure solution pour optimiser cette mission. Le suivi est ainsi assuré par un prestataire externe qui dispose des outils et des compétences adéquats. Cette solution clé en main permet :

• de faire des économies en mutualisant les coûts ;
• de maîtriser son budget en ayant une visibilité des dépenses à l’année ;
• de simplifier la gestion quotidienne en déléguant cette tâche.

Les carnets d’entretien

Dans le cadre du suivi de l’entretien de la flotte automobile, chaque véhicule doit disposer de son propre carnet d’entretien. Si les véhicules font l’objet d’un contrat de maintenance, ce carnet est dûment rempli et suivi par le professionnel chargé de l’entretien des véhicules. Si ce n’est pas le cas, ce carnet doit être pris en main par le gestionnaire de flotte (en collaboration avec le ou les utilisateurs des véhicules) afin de veiller que les révisions et autres vidanges sont bien effectuées aux dates et kilométrages prévus.

Le tableau de bord

En plus de carnets d’entretien papiers, le gestionnaire de flotte peut disposer de tableaux de bord numériques pour suivre l’entretien des véhicules qui composent son parc automobile. Ce tableau de bord, intégré au logiciel de gestion, récapitule l’ensemble des besoins et échéances pour chaque véhicule (révision, vidange, contrôle technique, remplacement de pièces, gestion des pneumatiques…). C’est un outil précieux qui simplifie grandement le travail du gestionnaire.

Les alertes

Afin d’optimiser et automatiser le suivi de l’entretien de la flotte automobile, et toujours dans le cadre de la solution technologique proposée par le logiciel de gestion, le gestionnaire peut paramétrer un certain nombre de notifications. Il sera ainsi alerté des besoins et échéances d’entretien pour chaque véhicule mais peut également mettre en place des indicateurs lui permettant de s’apercevoir d’anomalies pouvant être causées par un défaut d’entretien (surconsommation de carburant, augmentation des incidents,...).

La garantie constructeur

Plus qu’un outil de suivi au sens propre du terme, la garantie constructeur est le dispositif le plus protecteur et avantageux dans le cadre de l’entretien d’une flotte d’entreprise. D’une durée minimum de deux ans à l’achat et généralement comprise durant l’intégralité d’un contrat de location longue durée, la garantie constructeur prévoit la prise en charge gratuite de la plupart des opérations d’entretiens et de maintenance (pneumatiques, entretiens périodiques, système de freinage, suspensions et direction, échappement, climatisation, vitrage, carrosserie, éclairage, signalisation, accessoires,...).

Que ce soit via un contrat de maintenance, la mise en place de tableaux de bord performants ou en sollicitant la garantie constructeur, l’entretien des véhicules de la flotte d’entreprise est une tâche qui s’envisage en étroite collaboration avec des professionnels.

Pour vous accompagner dans votre réflexion concernant le choix de votre logiciel de gestion de flotte automobile ou pour bénéficier de conseils sur la manière d’optimiser sa gestion, pensez à consulter notre page dédiée ou à télécharger notre guide.