Gestion de flotte automobile : au sein de l'entreprise ou externalisée ?

C’est la principale question en matière de gestion de flotte automobile que se pose tout bon chef d’entreprise. Est-il plus intéressant d’externaliser cette tâche ou de la confier à un collaborateur ou un service en interne ? La réponse dépend forcément des besoins et moyens de chaque entreprise et prend souvent la forme d’un “mix” entre externalisation et solution interne. Voici les différents paramètres à prendre en compte pour faire son (ou ses) choix.

Définition des besoins et cahier des charges

Comme toujours, des décisions de cette importance nécessitent un audit clair et objectif de la situation. Volume de la flotte, types de véhicules qui la composent, outils de gestion utilisés, ressources humaines mobilisées en interne, calcul du TCO, voilà un petit panorama des différents éléments que vous devez prendre en compte dans cet audit.

L’objectif est d’avoir une vision à 360° de la flotte et de ses enjeux afin d’identifier des axes d’amélioration ou de consolidation et de définir des objectifs ambitieux mais réalisables. Il est particulièrement important de garder à l’esprit que les enjeux sont à la fois financiers mais également opérationnels. Votre flotte automobile est certes une charge, mais c’est aussi un investissement nécessaire pour améliorer la compétitivité de l’entreprise.

A partir de cet audit, vous pourrez établir un cahier des charges de la flotte d’entreprise. Ce document servira de référence pour l’ensemble des prestataires ou collaborateurs amenés à travailler sur la gestion de la flotte. Si sa rédaction peut à première vue paraître contraignante, il sera un outil de mesure et de performance incontournable qui permettra également de gagner un temps précieux.

Ce cahier des charges doit couvrir l’ensemble des données et besoins de votre flotte d’entreprise et comporter : une présentation de l’entreprise et de son parc de véhicules, l’évaluation des ressources internes et externes, de ses besoins et objectifs d’optimisation. Dans le cadre d’une consultation ou d’un appel d’offres, il doit également intégrer les règles à suivre et un calendrier des échéances.

Un “fleet manager” pour la gestion interne

En fonction des besoins exprimés par l’audit et des ressources dont dispose l’entreprise, il peut être pertinent de faire appel à un collaborateur interne pour gérer la flotte d’entreprise. Selon la taille de la structure et du parc automobile, soit ce collaborateur est entièrement dédié à cette tâche, soit celle-ci fait partie d’attributions plus larges. 

Le “fleet manager” va prendre en charge un large spectre de missions :

• Choix du mode de financement des véhicules 
• Choix du type de véhicules et de leurs caractéristiques
• Répartition des véhicules de la flotte
• Gestion de l’entretien de la flotte
• Gestion des obligations légales et administratives 
• Gestion des incidents 
• Accompagnement des utilisateurs
• Suivi des indicateurs de gestion de flotte 
• Veille de l’optimisation financière de la flotte

Des missions transversales et faisant appel à des compétences pointues. C’est pourquoi le fleet manager doit pouvoir s’appuyer sur des outils performants et efficaces, et s’adjoindre les services de prestataires externes pour certaines tâches (maintenance, incidents,...).

Grâce aux différents outils de télématiques embarqués et logiciels de gestion, les profils de fleet managers évoluent vers des spécialistes de l’analyse de données. On parle également de plus en plus de "mobility manager”, chargés de prendre en compte l’ensemble des besoins et problématiques de déplacement de l’entreprise.

Externaliser pour optimiser

De plus en plus d’entreprises, et pas uniquement les grosses structures, choisissent de confier la gestion de leur flotte à des prestataires externes. Ces “fleeters” sont des acteurs spécialisés proposant différents services pour une gestion entièrement ou en partie externalisée de la flotte d’entreprise. Avant de s’adjoindre leurs services, il est conseillé de lancer une consultation (en s’appuyant sur votre cahier des charges) afin de comparer les niveaux de prestations et de prix.

Les intérêts de faire appel à une entreprise spécialisée dans la gestion de sa flotte sont multiples :

• Optimiser : Un professionnel du secteur dispose forcément du plus haut niveau de compétences et de ressources pour optimiser tous les paramètres liés à la gestion de la flotte. Et ce pour une raison toute simple : c’est son métier.
• Libérer : Externaliser la gestion de la flotte va forcément libérer du temps à vos équipes. Si cette tâche est confiée à un salarié qui assure également d’autres fonctions, il pourra se concentrer pleinement sur celles-ci.
• Économiser : Même si l’externalisation a forcément un coût, il y a fort à parier que celui-ci sera moins élevé qu’une embauche et l’investissement dans des outils de gestion. Le bon calcul du TCO de la flotte est essentiel pour permettre de bien identifier tous les coûts internes engendrés par la flotte automobile.
• Prévoir : L’externalisation a un coût, certes, mais il est fixe. Vous savez combien la flotte va peser à l’année dans votre budget et évitez au maximum les mauvaises surprises. Par ailleurs, il est toujours possible de mettre fin ou ne pas renouveler la collaboration avec un prestataire. Ce n’est pas le cas avec un salarié.

Externaliser ou internaliser. Un arbitrage parfois complexe mais auquel est rompu tout chef d’entreprise qui doit faire de même dans beaucoup d’autres domaines. 

Voici les principaux paramètres à prendre en compte dans le cadre de l’amortissement de votre flotte d’entreprise. Ils sont généraux, or chaque situation est particulière. C’est pourquoi sur cette question stratégique et très technique, nous vous conseillons de vous rapprocher d’un expert en financement de véhicules d’entreprise pour bénéficier d’une approche personnalisée et de tableaux d’amortissement clés en main.

Pour vous accompagner dans votre réflexion concernant le choix de votre logiciel de gestion de flotte automobile ou pour bénéficier de conseils sur la manière d’optimiser sa gestion, pensez à consulter notre page dédiée ou à télécharger notre guide.